Privacyverklaring Wijk- en Speeltuinvereniging De Hoven

versie 1.1 d.d. 15 mei 2018
In het kader van de nieuwe privacyregeling, beter bekend als de Algemene Verordening Persoonsgegevens, worden verenigingen verplicht om strikter met de gegevens van hun leden om te gaan Bij Wijk- en Speeltuinvereniging De Hoven hechten we veel waarde aan de privacy van onze leden. Mede daarom hebben wij het volgende privacy beleid opgesteld.

1. Definitiebepaling

1.1 Onder ‘vereniging’ wordt verstaan
Wijk – en speeltuinvereniging De Hoven
Leliestraat 27
7419 CT  DEVENTER
Tel. 0570-615010
E-mail: info@wsvdehoven.nl
Website: www.wsvdehoven.nl
Ingeschreven bij de K.v.K. onder nummer 40650343

1.2  Onder ‘bewerker’ wordt verstaan
Bestuursleden en vrijwilligers die vanuit hun werkzaamheden voor WSV De Hoven, persoonsgegevens kunnen bewerken.

1.3 Onder ‘betrokkene’ wordt verstaan
De persoon tot wie de persoonsgegevens herleidbaar zijn. Dit zijn:
– Leden
– Vrijwilligers
– Donateurs
– Sponsoren
van Wijk- en speeltuinvereniging De Hoven, alsmede
– Bezoekers aan het Hovenhuus (inclusief de speeltuin)
– Bezoekers aan de verschillende door Wijk- en speeltuinvereniging De Hoven georganiseerde activiteiten
Voor deze laatste twee betrokken geldt alleen het (mogelijk) vastleggen van beeld- en geluidsopnamen. Zie punt: 6.

1.4  Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan 
Alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon

1.5 Onder ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt verstaan
Gegevens van gevoelige aard. Denk hierbij onder meer aan medische gegevens of geloofs- en levensovertuiging.

1.6 Onder ‘verwerken’ van persoonsgegevens wordt verstaan
Iedere handeling met persoonsgegevens vanaf moment van verzamelen/vastleggen tot en met vernietigen.

1.7 Onder ‘datalek’ wordt verstaan
Het uitlekken van persoonsgegevens aan derden die aanvankelijk geen toegang tot deze gegevens hadden.

2. Verwerking

2.1 Persoonsgegevens en doeleinden
Vastgelegd worden:
– Bij leden: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum kinderen, gezinssamenstelling en (indien betaling via automatische incasso) het bankrekeningnummer. Daarnaast wordt vastgelegd aan welke (deel-) activiteit wordt deelgenomen.
Doel: in contact blijven met, en informeren van de leden en bepalen hoogte contributie.
– Bij vrijwilligers: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
Doel: in contact blijven met, en informeren van de vrijwilligers
– Bij donateurs: naam, adres, woonplaats, e-mailadres en (indien betaling via automatische incasso) het bankrekeningnummer.
Doel: in contact blijven met, en informeren van de donateurs
– Bij sponsoren: voor zover het natuurlijke personen betreft (eenmanszaak of VOF) worden de naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres vastgelegd, alsmede de sponsorgegevens van het voorgaande jaar.
Doel: in contact blijven met, en informeren van de sponsoren, alsmede inzicht hebben in de voorgaande sponsorafspraken.

2.2 Bijzondere persoonsgegevens
Indien het voor de veiligheid van een deelnemer aan een activiteit noodzakelijk is om medische gegevens te verstrekken dan worden deze gegevens, alleen na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, vastgelegd.

Ook overige bijzondere persoons- en financiële gegevens, anders dan genoemd in punt 3.  worden alleen vastgelegd na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

2.3 Verwijderen bijzondere persoonsgegevens
Betrokkene heeft te allen tijde het recht om de verstrekte bijzondere gegevens te laten verwijderen. Vereniging heeft na ontvangst van het verzoek, vier weken de tijd om de gegevens te verwijderen.

2.4 Waar worden gegevens opgeslagen? En voor wie zijn ze te raadplegen?
De gehele ledenadministratie loopt via het online boekhoudprogramma E-Boekhouden.
Tot dit systeem hebben toegang: de Penningmeester en leden van de werkgroep Administratie & Financiën.
Daarnaast worden deelgegevens (per activiteit), vrijwilligersgegevens, en sponsorgegevens bewerkt vanuit mappen en bestanden op Dropbox.

Alle personen die gegevens kunnen bewerken werken vanuit een eigen account. Bestuursleden machtigen de personen slechts voor de map die betrekking heeft op de werkgroep waar de persoon werkzaamheden voor verricht. Zodra de persoon niet meer betrokken is bij de vereniging c.q. werkgroep, wordt de toegang tot de mappen en bestanden ingetrokken.
De beelden van de beveiligingscamera’s worden opgeslagen op de harde schijf van het apparaat en kunnen worden geraadpleegd door het verantwoordelijke bestuurslid.

2.5 Beeld- en geluidsopnames, beveiligingscamera’s
In het Hovenhuus en tijdens activiteiten van Wijk- en speeltuinvereniging De Hoven, kunnen beeld- en geluidsopnames ten behoeve van de website en de Facebookpagina gemaakt worden. De vereniging neemt de nodige zorgvuldigheid bij de keuze van het te plaatsen materiaal in acht.

Op het inschrijfformulier van de vereniging wordt toestemming gevraagd voor het maken van en plaatsen van foto’s

Indien een betrokkene materiaal waarop hij/zij zichtbaar is wil laten verwijderen, zal de vereniging daar gehoor aan geven. Zie punt 11. voor gegevens omtrent contact opnemen.

Rondom het Hovenhuus hangen beveiligingscamera’s.

2.6 Bewaartermijn gegevens
SV de Hoven bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
– Persoonsgegevens van een uitgetreden lid worden niet langer dan twee jaar na einde van het lidmaatschap bewaard
– Bij deelname aan een activiteit: na activiteit worden bijzondere persoonsgegevens direct verwijderd
– Gegevens sponsoren worden maximaal twee jaar bewaard
– Gegevens beveiligingscamera’s worden na 4 weken automatisch gewist

2.7 Delen van persoonsgegevens met derden
WSV de Hoven verstrekt geen gegevens aan derden tenzij dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van onze overeenkomst. Dit laatste is het geval bij het incasseren van contributiegelden waarbij gegevens worden gedeeld met de Rabobank. Bij dansgroep De Eskape worden gegevens gedeeld met de K.N.G.U..

2.8 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
WSV de Hoven gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

3. Rechten en procedure

3.1  Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door WSV de Hoven en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@wsvdehoven.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Indien het verzoek het verwijderen van beeld- of geluidsmateriaal betreft, zullen wij binnen drie dagen reageren.

3.2 Datalek
Als er een datalek wordt geconstateerd wordt dit gemeld bij de secretaris binnen het Bestuur van Wijk- en speeltuinvereniging De Hoven. De secretaris zorgt er vervolgens voor dat alle betrokkenen binnen de vereniging op de hoogte worden gesteld en dat er, indien nodig, een melding van het datalek wordt gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

3.3 Klachten
WSV de Hoven neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@wsvdehoven.nl.

WSV de Hoven wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens onder ‘tip ons’.